• Verzoek om arbitrage
• Kennisgeving aan de wederpartij van het verzoek om arbitrage
• Vaststelling van de termijn voor het opstellen van de procedureregels
• Vaststelling van de zittingsdatum
• Vaststelling van de termijn voor het indienen van de beknopte argumenten van de partijen
• Vaststelling van de termijn voor de conclusies
• Verzoek om homologatie van de arbitrale uitspraak

Sinds 1998 moeten de partijen zelf, binnen een door de Arbiter gestelde termijn, de procedureregels opstellen (samenstelling van de dossiers, plaats van arbitrage, termijnen, beroep, betaling van de provisies en expertisekosten, enz.).

De gedachte achter deze bepaling valt te prijzen, omdat er de hoop uit spreekt dat de partijen zullen samenwerken.

Of dit principe ook effect sorteert hangt natuurlijk af van de bereidwilligheid van de partijen om nog tijdens het conflict in zoveel mogelijk opzichten met elkaar tot overeenstemming te komen.

Wanneer de partijen reeds verwezen naar het reglement van de Kamer, maakt de Scheidsrechter hun dit over wanneer hij geadieerd wordt, door eventueel te verduidelijken dat het van toepassing zal zijn indien de partijen het niet ééns kunnen worden over andere regels binnen de door hem bepaalde termijn (in de praktijk 7 dagen).

In dat geval geeft de Rechter het de partijen zo om overeenstemming te bereiken, aangezien het reglement is uitgewerkt en geschreven door een neutrale persoon.

De procedure van de Kamer van Arbitrage en Bemiddeling wordt gekenmerkt door vier belangrijke critera; Wederzijds vertrouwen - Snelle behandeling - Polyvalentie van de bevoegdheden van de Arbiter - Bidenden karakter van de arbitrale uitspraak.

0. Schema (regels en praktijk van de procedure van de Kamer)

0.1. Eenvoudige zaken

De Arbiter geeft
de partijen ongeveer
7 dagen om onderling de                   Datum van de zitting en 
procedureregels                                     van de gesprekken
te bepalen

  d 0           d7                     d27 t.l.         d 57
   |_______|__________________|_____________|_____
 

                              De Arbiter geeft de partijen 
                          2 à 8 dagen (afhankelijk                           Arbitrale beslissing
                               van de mate van urgentie)                             ( uitspraak ) 
                              om een beknopte versie 
                              versie van het verzoek en 
                            van het verweer toe te sturen.
                        Ook stelt hij de zittingsdatum vast
 
 

0.2. Complexe zaken
 

      d0  d7           d 27 t.l.                  15d+15d                           +30d t.l.
     |__________|_______________|(_____|_____)|_____|___|
 
 

I. Het vertrouwen in de Arbiters en de Partijen

De Arbiter is allenrechtsprekend. Aan het einde van een procedure die juridisch geldt als hebbende plaatsgevonden op tegenspraak geeft hij in eerste en laatste aanleg een beslissing (de arbitrageprocedure kent het mechanisme van het ‘verstek’ niet). 

Zolang er vertrouwen in wordt gesteld is arbitrage een aantrekkelijk oplossing. Dit voordeel zou sterk worden afgezwakt als van meet af aan de kans zou bestaan dat de uitspraak, waarbij een van de partijen mogelijk in het ongelijk wordt gesteld, niet wordt aanvaard. 

Daarom wordt in de wet de mogelijkheid van beroep tegen de uitspraken uitdrukkelijk gemeden. De kwaliteit van de gesprekken vormt de garantie voor billijkheid en rechtvaardigheid, en ligt aan de basis van de geloofwaardigheid van de Kamer ten opzichte van de justiciabelen.

Alle documenten en bescheiden, memories, raporten en conclusies worden ter kennis gesteld van de Arbiter en de partijen.

Tot slot kan de Arbiter, die actief leiding geeft aan de gesprekken, een partij "bijsturen" indien blijkt dat de argumentatie van deze partij "geen hout snijdt". De Arbiter doet er verstandiger aan voor deze oplossing te kiezen dan te zwijgen en de partijen volstrekt in het ongewisse te laten omtrent zijn mening, vooral omdat tegen de uiteindelijkheid beslissing geen beroep kan worden aangetekend. Hiermee wordt de onmogelijkheid om tegen de beslissingen ten gronde in appel te gaan grotendeels goedgemaakt.

Het gaat er dus om alle voorwaarden te scheppen voor een eerlijk debat.

II. De snelheid

De partijen dien zelf schriftelijk een beroep te doen op de Arbiter, zonder 
tussenkomst van een gerechtsdeurwaarder.

De Kamer stelt een datum vast voor de zitting, die uiterlijk twintig dagen na het opstellen van de procedureregels dient plaatst te vinden (gewoonlijk 7 dagen), en bepaalt tevens de tussenliggende termijn waarbinnen de partijen elkaar nog voor de genoemde zitting een beknopte versie van hun verzoek en van hun verweer dien te doen toekomen. Deze termijn bedraagt 2 tot 8 dagen, afhankelijk van de mate van urgentie van het geding.

Op de dag van de zitting besluit de Arbiter in laatste aanleg of kan worden volstaan
met een korte behandeling. Indien dit het geval is, gaan de partijen zonder verwijl met elkaar in gesprek. Indien dit niet het geval is, schrijft de Arbiter de termijn voor de conclusies voor.

Zoals hierboven al gezegd kent de arbitrageprocedure het mechanisme van het ‘verstek’ niet, dat al te vaak voor vertraging zorgt in gerechtelijke procedures van de staat. Het laat immers toe dat een partij niet verschijnt op een zitting zonder dat zij daarvoor een reden opgeeft. Het heeft tot gevolg dat een zaak waarin reeds
uitspraak werd gedaan opnieuw voor dezelfde rechter moet komen (in eerste aanleg
en in beroep).

Indien, behoudens legitieme redenen voor verhindering, een partij die conform de regels is opgeroepen verzuimt te verschijnen of niet binnen de door het reglement of,
in voorkomende gevallen, de Arbiter bepaalde termijn haar middelen voordraagt,
kan de Arbiter de zaak in behandeling nemen en een uitspraak doen, tenzij de 
tegenpartij om verdaging verzoekt. 

In het geval van legitieme verhindering of van verdaging worden de partijen, tenzij deze vooraf anders zijn overeengekomen, binnen een maand en uiterlijk tien dagen na ontvangst van de reden van verhindering of na de vaststelling van de afwezigheid ogeroepen (arbitrageprocedure reglement)

Op elk moment kan de Arbiter besluiten tot voorlopige maatregelen en onderzoeksverrichtingen.

Op het moment van de zitting is de Arbiter hoe dan ook via de partijen bekend met 
het dossier, hetgeen een behoorlijk tijdwinst oplevert en de actieve rol van de Arbiter versterkt.

Tot slot dien de Arbiter zijn beslissing uiterlijk 30 dagen na de zitting van de gesprekken bekend te maken.

Aangezien het aantal Arbiters evenredig is aan het aantal zaken, zal er nooit
vruchteloos een beroep op de Kamer worden gedaan.

Zo kan er nooit stremming optreden als gevolg van een strak kader of een streng statuut.

Indien er haast is bij een expertise, kunnen de experts die door de Kamer werken ervoor zorgen hun onderzoeksrapport op zeer korte termijn (binne enkele weken, zelfs enkele dagen) gereed te hebben.
Hoewel het voor zich spreekt dat de experts zelf hun provisie vastellen, liggen hun tarieven niet hoger dan hun gebruikelijke vacatie, die beduiden lager is dan het honorarium dat in het kader van normale gerechtsprocedures in rekening wordt gebracht.

Dat de Kamer snel handelt brengt een aanzienlijk voordeel met zich mee: het voorkomen van conflicten. De ervaring leert dat een groot aantal dossiers wordt gesloten nog voordat een verzoek bij de Arbiter wordt ingediend, of vlak daarna.
Vaak komen partijen tot het inzicht dat het in behandeling laten nemen van hun zaak geen enkel dilatoir perspectief biedt, en geven ze er verreweg de voorkeur aan om hun verplichtingen gewoon na te komen.

III. De polyvalentie van de bevoegdheden van de Arbiter

De Arbiter beschikt over een breed scala aan juridische maatregelen om de gesprekken uit te breiden met middelen waarmee de waarheid aan het  licht kan worden gebracht. Hij kan overlegging van bescheiden, een verhoor (van getuigen), expertisemaatregelen of plaatsopnemingen gelasten, welke laatste hem in veel gevallen (huurschade, bouwschade, schade aan roerende goederen, niet-werkende diensten, technische mankementen, enz.) in staat stellen om zelf, in alle onbevangenheid, een idee van de situatie te vormen.

In nood gevallen is de Arbiter gemachtigd om voolopige maatregelen te nemen en dwangsommen vast te stellen. Vermeld dient te worden dat dit voral van toepassing is op complexe zaken, daar het waarschijnlijk kan worden geacht dat een eenvoudig geding sneller kan worden afgesloten en uitgevoerd.

IV. Verplichte karakter van de arbitrale uitspraak

Om net als gewoon vonnis uitvoerbaar te worden verklaard, dient een definitief arbitrale beslissing op verzoek van een der partijen te worden gehomologeerd door de President van de Rechtbank van Eerste Aanleg.

De voorbeeldaanvraag voor homologatie staat op de website.

De homologatie neemt op dit moment meerdere dagen in beslag. Voor de neerlegging ter griffie van het verzoek wordt een geringe vergoeding gevraagd die deel uitmaakt van de procedurekosten die ten laste komen van de in het ongelijk gestelde partij.

Tijdens de homologatie controleert de President van de Rechtbank van Eerste Aanleg of de uitspraak voldoet aan de wettelijk voorgeschreven vorm, zonder dat hij echter gerechtigd is om de zaak ten gronde nogmaals te beoordelen indien de voornoemde vormvoorschriften in acht zijn genomen.
Hij beoordeelt voornamelijk of de zaak voor arbitrage in aanmerking komt, en of de uitspraak alle door de wet vereiste vermeldingen bevat.

Net als iedere rechter dient een Arbiter ontpartijdig te zijn. Hij dient op dezelfde gronden te wraken als een gewone rechter (belanenverstrengenling, familieband ...).

Na homologatie kan de uitspraak gedwongen ten uitvoer gelegd. Opgemerkt dient te worden dat sommige voorlopige uitvoeringsmaatregelen al kunnen worden gerechtvaardigd door een maatregel die is gelast alvorens recht wordt gedaan.

In de meeste gevallen komt het echter niet tot homologatie, daar de in het ongelijk gestelde partijen er veelal de voorkeur aan geven om zich bij de uitspraak neer te leggen en onnodige uitvoeringskosten te vermijden.